งานชิ้นที่ 2

                         ระบบ ซื้อ- ขายชุดนักเรียน ร้านห้องเสื้อ


ความเป็นมา
                ระบบซื้อ- ขายชุดนักเรียนร้านห้องเสื้อ สาขาปราณบุรี เป็นร้านที่จำหน่ายเกี่ยวกับเครื่องแบบนักเรียน นักศึกษาหลากหลายรูปแบบให้เลือกสรร เนื่องจากทำเลของ ร้านห้องเสื้อตั้งอยู่ในศูนย์การค้า และมีที่จอดรถสะดวกสะบาย ลูกค้าจึงมาใช้บริการกันมากขึ้น จึงทำให้มีแนวคิดที่จะขยายกิจการเพิ่มขึ้น นอกจากทางร้านห้องเสื้อจะมีการให้บริการทางด้านเครื่องแบบนักเรียน - นักศึกษาแล้วยังประกอบไปด้วยบุคลากร กระบวนการและอุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

ลักษณะการทำงานในระบบเดิม
                แผนกขายสินค้า  มีหน้าที่แนะนำรายการสินค้าที่มีในร้านให้กับลูกค้าดูรายละเอียด เมื่อลูกค้ายื่นใบสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าให้พนักงานขายจะจัดเก็บหลักฐานไว้ โดยจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลถ้าการจัดเก็บเอกสารมีความซับซ้อน  ยุ่งยากก็จะทำให้การทำงานเกิดความล่าช้า
                บริษัทผู้จำหน่าย  มีหน้าที่เป็นผู้จัดส่งสินค้าให้กับทางร้าน ตามที่ทางร้านทำใบสั่งซื้อสินค้า
เพิ่มส่งไป และเมื่อทางร้านได้รับสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้าของผู้จำหน่าย ทางร้านก็จะทำการชำระเงินให้กับผู้จำหน่าย และผู้จำหน่ายจะจัดส่งใบเสร็จรับเงินมาให้กับทางร้านโดยเป็นใบเสร็จที่เขียนขึ้นเอง



 ภารกิจหลักของร้านห้องเสื้อ

              1.   นำเสนอเครื่องแบบนักเรียน - นักศึกษาที่ดีและถูกต้องให้กับลูกค้า
              2.   บริการลูกค้าแบบเป็นกันเอง
              3.   ราคาไม่แพง

วัตถุประสงค์ของร้านห้องเสื้อ
             1.   เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้า
             2.   เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์
             3.   สนองความต้องการของลูกค้า
             4.   มีสินค้าที่เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า
เป้าหมายของร้านห้องเสื้อ
              1.   สร้างผลกำไรสูงสุด
              2.   เพื่อขยายกิจการ

ขั้นตอนที่ 1  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection
                    1.   ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
                               โครงการพัฒนาระบบคำนวณเงินเดือน
                           •    โครงการพัฒนาระบบซื้อ - ขายสินค้า
                               โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
                    2.   จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
                                  โครงการทั้ง 3 ที่สามารถค้นหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้

-    โครงการพัฒนาระบบตรวจสอบและจัดการเอกสาร 
               มีวัตถุประสงค์เพื่อ ทำรายงานสรุปการขายสินค้า รายงานข้อมูลลูกค้า รายงานข้อมูลผู้จำหน่าย และรายงานสรุปยอดรายรับ รายจ่ายไปยังเจ้าของร้านโดยแฟ้มที่เกี่ยวข้องและใช้ในการตรวจสอบ ได้แก่ แฟ้มข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า แฟ้มข้อมูลรายรับ รายจ่าย แฟ้มลูกค้า และแฟ้มผู้จำหน่า

-    โครงการพัฒนาระบบซื้อ - ขายสินค้า
              มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะแนะนำสินค้าให้กับลูกค้าได้ เมื่อลูกค้ามาติดต่อซื้อสินค้า ฝ่ายขายสินค้าจะสอบถามในกรณีที่ลูกค้าจะเป็นสมาชิกหรือไม่ถ้าลูกค้าสนใจเป็นสมาชิกก็จัดเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้ในแฟ้มข้อมูลลูกค้า

-    โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
              มีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจเช็คในกรณีที่สินค้าชนิดใดไม่เพียงพอ หรือหมด กระบวนการตรวจสอบและจัดการสินค้าจะแจ้งรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อเพิ่มไปยังเจ้าของร้านร้าน เมื่อเจ้าของร้านอนุมัติการสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม กระบวนการตรวจสอบและจัดการสินค้าจะทำใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่มไปยังผู้จำหน่าย จากนั้นบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม
             เมื่อผู้จำหน่ายส่งสินค้ามาให้ กระบวนการตรวจสอบและจัดการสินค้า จะต้องตรวจสอบรายการสินค้าที่ได้รับ กับรายการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มว่าถูกต้องหรือไม่ และบันทึก
รายละเอียดลงในแฟ้มใบรับสินค้า เพิ่มยอมคงเหลือตามรายการสินค้าในแฟ้มใบรับสินค้าให้เป็นปัจจุบันอีกครั้งหนึ่งและปรับปรุงแฟ้มรายการสินค้าให้เป็นปัจจุบันด้วย

            เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางต่อไปนี้

                   3. เลือกโครงการที่เหมาะสม (Selecting)


 
     
                จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของร้าน พบว่าโครงการพัฒนาระบบ
ซื้อ
ขายสินค้า ตรงตามวัตถุประสงค์ของทางร้านมากที่สุด แต่เนื่องจากต้องพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของทางร้านแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 3
มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ลักษณะหรือขนาดของร้าน และผลประโยชน์ที่ได้รับ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันทางร้าน
ยังไม่สามารถทำได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้



             จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ลักษณะหรือขนาดของร้าน และ ผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัท มากที่สุดคือ โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า  รองลงมาคือโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบและจัดการเอกสาร และโครงการพัฒนาระบบซื้อ ขายสินค้า  แต่เนื่องจากข้อจำกัดทางด้านเงินลงทุนของร้านจึงเห็นควรเลือกโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบและจัดการเอกสารก่อน ตามความเหมาะสมของเงินทุน  ซึ่งระบบตรวจสอบและจัดการเอกสาร จะคลอบคลุมการทำงานทางด้านการเงินและเอกสาร อีกทั้งยังเป็นโครงการขนาดเล็กที่ทางร้านสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้  จึงปฏิเสธ (Reject) โครงการพัฒนาระบบซื้อ ขายสินค้า เนื่องจากระบบตรวจสอบและจัดการเอกสาร ได้รวมงานดังกล่าวไว้ในระบบแล้ว ซึ่งระบบตรวจสอบและจัดการเอกสาร จะใช้ในการเก็บเอกสารที่สำคัญของบริษัทไม่ว่าจะเป็น ประวัติพนักงาน บัญชีรายรับ รายจ่าย ประวัติลูกค้า เป็นต้น ไว้แล้ว สำหรับโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายสูงสุดได้ แต่ทางร้านคิดว่าน่าจะชะลอไว้ก่อน เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่ใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก
ขั้นตอนที่ 2  ขั้นตอนการเริ่มต้นและวางแผนงานโครงการ (Project Initiating and Planning)
               การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานหลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้น คือการทำงานล่าช้า ซับซ้อน ยุ่งยากของแผนกขายสินค้า และบริษัทผู้จำหน่าย ดังนั้นจึงได้มีการนำเสนอโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า  ตามความต้องการในระบบใหม่ที่ได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง และผ่านการพิจารณาดำเนินโครงการแล้ว จึงนำเสนอทางร้านและผู้ใช้ระบบ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ
                จากนั้น ทางร้านได้สร้างแนวทางเลือกต่าง ๆ ที่จะทำการเปรียบเทียบ เพื่อให้ทางร้านพิจารณาว่าควรเลือกแนวทางใดมาพัฒนาและติดตั้งระบบ โดยมีทางเลือกทั้งหมด 3 แนวทาง ดังนี้
                         1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
                         2. จ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
                         3. ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)
                ทางร้านได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทาง ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเห็นการสร้างเสริมความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานด้วยกันเอง
การวางแผนงานโครงการ(Project planning)
                แผนกขายสินค้า จะทำหน้าที่รับรายการสินค้าและแนะนำสินค้าที่มีในฝ่ายตรวจสอบ
และจัดการสินค้า แล้วทำรายการสินค้าที่มีในร้านเพื่อที่จะแนะนำสินค้าให้กับลูกค้าได้ เมื่อลูกค้ามาติดต่อซื้อสินค้า ฝ่ายขายสินค้าจะสอบถามในกรณีที่ลูกค้าจะเป็นสมาชิกหรือไม่ถ้าลูกค้าสนใจเป็นสมาชิกก็จัดเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้ในแฟ้มข้อมูลลูกค้า เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าฝ่ายขายสินค้าจะรับใบสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้าแล้วนำมาทำรายการสั่งซื้อสินค้าส่งให้กับฝ่ายตรวจสอบและจัดการสินค้าจัดเตรียมสินค้า จากนั้นจึงส่งรายละเอียดการซื้อ
-ขายทั้งหมดส่งให้ฝ่ายตรวจสอบและจัดการการเงิน ฝ่ายขายสินค้าจะรอรับเอกสารใบเสร็จรับเงิน จากนั้นจึงตรวจสอบเอกสารทั้งหมดแล้วทำการจัดส่งให้กับลูกค้า
                ในบางครั้งบริษัทผู้จำหน่ายจัดส่งสินค้าไม่ตรงตามความต้องการของทางร้านที่ได้สั่งไป แล้วอ้างว่าแผนกขายสินค้าบอกความต้องการสินค้าที่ไม่ชัดเจนจึงทำห้เกิดการโต้แย้งขึ้น ส่งผลการทำงานล่าช้าและไม่มีประสิทธิภาพ และหากระบบงานไม่ได้รับการพัฒนาและปรับปรุงอาจจะทำให้เกิดปัญหาดังกล่าวไม่สิ้นสุด
                ดังนั้นจึงควรมีโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าเข้ามาใช้งานในร้านเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวอีกทั้งยังช่วยให้ทางร้านมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้น   การบริหารจัดการงานต่างๆมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เป้าหมาย
                นำระบบตรวจเช็คสินค้ามาใช้งานในร้านภาย

 วัตถุประสงค์
                 ระบบตรวจเช็คสินค้า มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์  ออกแบบและพัฒนาให้เป็นระบบตรวจเช็คสินค้า ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ขอบเขตของระบบ
                โครงการจะพัฒนา ระบบตรวจเช็คสินค้าได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศ
ภายในร้านเอง(
In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

                           1.   ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์
                           2.   ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน  แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยง
                           3.   ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
                           4.   ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
    จากการศึกษาเบื้องต้นตามที่ได้กล่าวไว้ในบทนำพบประเด็นของปัญหาที่เกิดขึ้นสามารถแยกแยะได้ดังต่อไปนี้
                     1.   แผนกบัญชีมีภาระหน้าที่นอกเหนือจากหน้าที่หลัก  จึงทำให้งานที่ได้โดยรวมไม่มuประสิทธิภาพ
               2.   พนักงานมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นทำให้การคำนวณเงินแบบเดิมผิดพลาดบ่อยครั้ง      
               3.   มีเอกสารอยู่มากมาย  จึงทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล  บางครั้งเอกสารสูญหายทำให้ข้อมูลสูญหายไปด้วยรวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร
               4.    จัดทำสลิปเงินเดือนและรายงานประเภทต่าง ๆ ล่าช้า

ความต้องการในระบบใหม่
           ความต้องการในระบบตรวจเช็คสินค้า ที่รวบรวมมาได้ดังนี้
                     1.    สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าได้อย่างรวดเร็ว
                              2.    ตอบสนองความต้องการของลูกค้าด้ทันที
              3.     มีการเก็บข้อมูลสินค้าที่เรียบร้อย สามารถหาได้ง่าย

ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่
           ประโยชน์จากการนำระบบตรวจเช็คสินค้ามาประยุกต์ใช้ในร้าน  มีดังต่อไปนี้
                   1.    สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าย้อนหลังได้
                  2.    ลดจำนวนพนักงาน
                  3.    ลดความผิดพลาดในการแนะนำสินค้าแก่ลูกค้า  บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขี้น
                  4.    ร้านมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้น
                  5.    สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจได้
                          6.    มีการจัดเก็บเอกสารที่เรียบร้อย  สะอาดและสะดวก
                          7.    มีจำนวนลูกค้าเพิ่มมากขึ้น

แนวทางในการพัฒนา
ระบบตรวจเช็คสินค้า มีแนวทางในการดำเนินงานตามวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle: SDLC) ในรูปแบบ Adapted Waterfallโดยในแต่ละขั้นตอนเมื่อดำเนินงานอยู่สามารถย้อนกลับข้ามขั้นโดยไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนที่ติดกันได้ และ Methodology ที่เลือกใช้เพื่อดำเนินการพัฒนาระบบตาม SDLC คือ Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM) ซึ่งเป็น   Methodology ที่ใช้แบบจำลองในการอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่
และ ข้อมูลทั้งหมด ซึ่งเมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้ว สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
                    1.  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Projet Identification and Selection)
                   2.  การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ (Projet Identification and Planning)
                   3.  การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
                           4.  การออกแบบเชิงตรรกะ ( Logical Design)
                   5.  การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)
                   6.  การพัฒนาและคิดตั้งระบบ (System Implementation)
                   7.  การซ่อมบำรุงระบบ (System Mainteanace)




การวิเคราะห์ระบบ ซื้อ- ขายชุดนักเรียนร้านห้องเสื้อ
                      ระบบซื้อ- ขายชุดนักเรียนร้านห้องเสื้อ สาขาปราณบุรี ประกอบไปด้วยบุคลากร กระบวนการและอุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในการทำงาน เนื่องจากมีข้อมูลหรือสารสนเทศที่เกี่ยวข้องอยู่เป็นจำนวนมาก จึงทำให้การทำงานในบางขั้นตอนเกิดความยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ขาดประสิทธิภาพ
ในการทำงานซึ่งสามารถวิเคราะห์รายละเอียด การทำงานของร้านห้องเสื้อ สาขาปราณบุรี ได้ดังนี้






แผนการดำเนินงานของโครงการ
            แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า มีดังต่อไปนี้
                        1.    ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ   ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมายคือบุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง3คนจะดำรงตำแหน่งเนื่องจาก โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า ดังต่อไปนี้
                                 1.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ได้แก่หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
1.2 โปรแกรมเมอร์ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวนสองคน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
                      2.   ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร 
                      3.    ประมาณการใช้งบประมาณ
                      4.   ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน




2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายLAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                1.แม่ข่าย Serverจำนวน 1เครื่อง
                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน15 เครื่อง
                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 3 เครื่อง


               

3.ประมาณการใช้งบประมาณ




<><> <><>

ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียว (one-time Costs)
ระบบตรวจเช็คสินค้า
เจ้าของกิจการ :

     ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาประกอบไปด้วย
-                   นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ 1คน
-                   โปรแกรมเมอร์ 2 คน
200,000
แผนกซื้อ- ขายสินค้า :

     1 วัน ฝึกอบรมพนักงาน
1,000
     1 วัน ฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ
2,000
จัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ :

     เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้เป็น Workstation(เพิ่มเติม)
95,000
    อื่นๆ
10,500
รวม
207,500





<><> <><>

ต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำอีก (Recurring Costs)
ระบบตรวจเช็คสินค้า
ค่าใช้จ่ายระหว่างการดำเนินงาน :

     ค่าบำรุงรักษาระบบ
30,000
     จัดซื้อสื่อเก็บข้อมูลสำรอง
2,000
รวม
32,000



4.ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า จะใช้เวลาประมาณ 6 เดือน จากเดือน มกราคม 2555 ถึงกลางเดือน มิถุนายน 2555 ซึ่งมีรายละเอียดแสดงไว้ใน Gantt Chart ดังนี้



<><> <><>

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงาน


ลำดับ


ชื่องาน

จำนวน
วันที่ทำงาน

วันเริ่มงาน

วันสิ้นสุด
การทำงาน

พุทธศักราช 2555

ม.ค.

ก.พ.

มี.ค.

เม.ย.

พ.ค.

มิ.ย.
1.
วิเคราะห์ระบบ

26 วัน
1/01/55
5/02/55





2.
รวบรวมข้อมูล
5 วัน
1/01/55
7/01/55





3.
วิเคราะห์ระบบเดิม
5 วัน
8/01/55
14/01/55





4.
กำหนดความต้องการของระบบใหม่

15 วัน

15/01/55

4/02/55





5.
นำเสนอรูปแบบใหม่
1 วัน
5/02/55
5/02/55





6.
ออกแบบระบบ
11 วัน
5/02/55
19/02/55





7.
ออกแบบฟอร์มและรายงาน
5 วัน
5/02/55
11/02/55





8.
ออกแบบ user interface
5 วัน
5/02/55
11/02/55





9.
ออกแบบฐานข้อมูล
5 วัน
12/02/55
18/02/55





10.
นำเสนอระบบ Phototype
1 วัน
19/02/55
19/02/55





11.
พัฒนาและติดตั้งระบบ
62 วัน
20/02/55
13/03/55








<><> <><>

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงาน

ลำดับ

ชื่องาน

จำนวน
วันที่ทำงาน

วันเริ่มงาน

วันสิ้นสุด
การทำงาน

พุทธศักราช 2555

ม.ค.

ก.พ.

มี.ค.

เม.ย.

พ.ค.

มิ.ย.
12.
เขียนโปรแกรม
30 วัน
20/02/55
31/02/55





13.
ทดสอบและแก้ไขโปรแกรม

7 วัน

01/03/55

09/04/55





14.
จัดทำเอกสาร
8 วัน
10/02/55
21/04/55





15.
จัดซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม
6 วัน
22/02/55
29/05/55





16.
ติดตั้งระบบใหม่


8 วัน

30/02/55

10/06/55





17.
ฝึกอบรม


2 วัน

11/03/55

18/06/55





18.
สรุปผลโครงการ
1 วัน
13/03/55
19/06/55








ขั้นตอนที่3

การวิเคราะห์ระบบ (System   Analysis)

การกำหนดความต้องการของระบบ  (System Requirements Determination)

เมื่อโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า  ได้รับการพิจารณาจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ดังนั้นในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

                ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการสุ่มตัวอย่าง (Sampling)
และการออกแบบสอบถาม (
Questionnaire)
เนื่องจากการสุ่มตัวอย่างจะเป็นการสุ่มบุคคลตามกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการเพราะว่าไม่สามารถศึกษาและรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ที่มีอยู่ทั้งหมดได้จึงใช้เทคนิคการสุ่มตัวอย่างเอกสาร 1 กลุ่มตัวอย่างจากทั้งหมด แต่จะต้องมากพอที่จะทำใหทราบถึงขั้นตอนและเงื่อนไขการดำเนินการได้ สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็น บุคคลที่ใช้ในการตอบแบบสอบถามก็เป็นบุคคลที่อยู่ในกลุ่มเป้าหมาย

                1. การสุ่มตัวอย่าง (Sampling) บุคคลที่สุ่มตัวอย่างคือนักเรียน นักศึกษา ซึ่งจะทำให้ทราบถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสินค้า และรายละเอียดทั่วไปเกี่ยวกับการทำงานและการให้บริการของทางร้าน สาเหตุที่เลือกวิธีการสุ่มตัวอย่างของ นักเรียน - นักศึกษา   เนื่องจากเป็นผู้ที่สามารถให้ข้อมูลการทำงานโดยภาพรวม ภารกิจหลัก วัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของทางร้านได้อย่างชัดเจน

                2.ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)  บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้ใช้บริการชุด
นักเรียน
นักศึกษา การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าและใช้เวลาน้อยกว่า การสุ่มตัวอย่าง อีกทั้ง
ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

















ตัวอย่างหัวข้อคำถามเพื่อการสุ่มตัวอย่าง

<><> <><>


แบบฟอร์มหัวข้อคำถามเพื่อการสุ่มตัวอย่าง

ชื่อ (นาย , นาง , นางสาว )........................................... นามสกุล.......................................................
อายุ............................. ปี  เกิดวันที่......................................................บ้านเลขที่...............................
ซอย...............................ถนน..........................................................หมู่ที่...........................................
ตำบล....................................................... .........อำเภอ .....................................................................
จังหวัด.......................................................................... .....รหัสไปรษณีย์ ........................................
ความคิดเห็นเกี่ยวกับสินค้าของร้าน ห้องเสื้อ
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ความคิดเห็นของการให้บริการของร้านห้องเสื้อ
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ความคิดเห็นเกี่ยวกับราคาสินค้าของร้านห้องเสื้อ
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ตวามคิดเห็นเกียวกับความสะดวกสะบายในการเลือกซื้อสินค้า
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ความคิดเห็นเกี่ยวกับทำเลที่ตั้งของร้านห้องเสื้อ
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
ข้อเสนอแนะ
.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


 

















































































ตัวอย่างหัวข้อแบบสอบถาม



<><> <><>


แบบสอบถามความคิดเห็นเกียวกับร้านห้องเสื้อ
ตอนที่ 1 ข้อมูลส่วนตัวผู้ตอบแบบสอบถาม ใส่เครื่องหมาย           ในช่องสี่เหลี่ยม

เพศ                      ชาย             อายุ                 15 - 20 ปี            อาชีพ               รับราชการ

                            หญิง                                   25 – 30 ปี                                    รับจ้าง

                                                                      31 – 35 ปี                                     ธุรกิจส่วนตัว

                                                                      36 ปีขึ้นไป                                   นักเรียน- นักศึกษา

จบการศึกษาในระดับ                                     มัธยมศึกษา ปีที่ 3                        ปริญญาตรี
                                                                       ปวช.                                            ปริญญาโท
                                                                     
                                                                        ปวส.                                            อื่นๆ...........
ตอนที่ 2   ความคิดเห็นเกียวกับร้านห้องเสื้อ
ความคิดเห็น
เกี่ยวกับร้านห้องเสื้อ
ระดับคะแนนความคิดเห็นเกี่ยวกับร้านห้องเสื้อ
มากที่สุด
มาก
ปานกลาง
น้อย
น้อยที่สุด
5
4
3
2
1
1.ความคิดเห็นเกี่ยวกับสินค้าของร้าน ห้องเสื้อ






2.ความคิดเห็นของการให้บริการของร้านห้องเสื้อ






3.ความคิดเห็นเกี่ยวกับ
ราคาสินค้าของร้านห้องเสื้อ






ข้อเสนอแนะ..................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

















































 

























































































ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

           จากการที่ทีมงานได้รวบรวมข้อมูลของงานระบบเดิม  ด้วยวิธีการสุ่มตัวอย่างและการออกแบบสอบถาม  สามาสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ความต้องการของระบบใหม่

3. ตัวอย่างเอกสาร  แบบฟอร์ม  และรายงานของระบบเดิม

1.  ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางร้านใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย

                1.เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย   Windows NT

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation)   จำนวน 15 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ (Operating  System)  Windows XP ซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2003

                3.อุปกรณ์ต่อพ่วงได้แก่ เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Jet) จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์

 แบบพ่นหมึก  (Ink Jet) จำนวน 2 เครื่อง และเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม (Dot Matrix) จำนวน  3 เครื่อง

2.  ความต้องการในระบบใหม่จากแบบสอบถาม ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้  ดังต่อไปนี้

1.             สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าได้อย่างรวดเร็ว

2.             ตอบสนองความต้องการของลูกค้าด้ทันที

3.             มีการเก็บข้อมูลสินค้าที่เรียบร้อย สามารถหาได้ง่าย

3.   ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงานของระบบเดิม

เจ้าของร้าน

บริษัท
ผู้จำหน่าย

พนักงานตรวจสอบ
และจัดการการเงิน

พนักงานขายสินค้า

พนักงานตรวจสอบ
และจัดการสินค้า


ลูกค้า

พนักงานตรวจสอบ
และจัดการเอกสาร
 





















                             แสดงตัวอย่างแผนผังองค์กร


ร้าน ห้องเสื้อ
ใบสั่งซื้อสินค้า
ประจำวันที่..................เดือน..........................พ.ศ...........................................

ลำดับที่
รหัสสินค้า
รายการสั่งซื้อสินค้า
ราคาสินค้า






















รวม



..............................................
(...........................................)
ตำแหน่ง............................................
                                                                                    ผู้สั่งซื้อสินค้า
 

























































ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อสินค้า


















ร้าน สินค้าตามสั่ง
ใบส่งสินค้า

ประจำวันที่..................เดือน..........................พ.ศ...........................................

ลำดับที่
รหัสสินค้า
รายการส่งสินค้า
ราคาสินค้า






















รวม


..............................................
(...........................................)
ตำแหน่ง............................................
                                                                                          ผู้ส่งสินค้า
 























































ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสั่งซื้อสินค้า













ข้อมูลลูกค้า
ชื่อ (นาย , นาง , นางสาว).............................................นามสกุล......................................
เกิดวันที่.......................................................บ้านเลขที่......................................................
หมู่ที่...............................ซอย...........................................ถนน.........................................
ตำบล....................................อำเภอ.....................................จังหวัด.................................
รหัสไปรษณีย์............................................เบอร์โทร........................................................
จบการศึกษาระดับ............................................................................................................
อาชีพ..................................................รายได้....................................................................
บิดาชื่อ............................... นามสกุล...............................อาชีพ.......................................
มารดาชื่อ............................. นามสกุล..............................อาชีพ......................................
สถานะภาพ                โสด                 สมรส                หย่าร้าง               แยกกันอยู่

ชื่อคู่สมรส....................................................อาชีพ...........................................................
จำนวนบุตร..........................................คน กำลังศึกษาอยู่............................................คน
ประกอบอาชีพ.................................................คน รายได้.........................................บาท
เป็นสมาชิกของทางร้านมา......................................ปี


 























































ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลลูกค้า


















ร้านห้องเสื้อ
ใบเสร็จรับเงิน

ประจำวันที่..................เดือน..........................พ.ศ...........................................

ลำดับที่
รหัสสินค้า
ใบกำกับสินค้า
ราคาสินค้า






















รวม


..............................................
(...........................................)
ตำแหน่ง............................................
                                                                                          ผู้จ่ายเงิน
 























































ตัวอย่างแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน













ร้าน ห้องเสื้อ
สรุปบัญชีรายรั- รายจ่ายสินค้า
ประจำวันที่........................................เดือน...................................พ.ศ.........................

ลำดับที่
รหัสสินค้า
รายการสินค้า
รายรับ
รายจ่าย
















........................................
(.......................................)
                                                                                                       ผู้บันทึกข้อมูล
 

































ร้าน ห้องเสื้อ
สรุปยอดขายสินค้า
ประจำวันที่........................................เดือน...................................พ.ศ.........................

ลำดับที่
ชนิดสินค้า
รายการสินค้า
ต้นทุน
กำไร
















........................................
(.......................................)
                                                                                                       ผู้บันทึกข้อมูล
ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับ - รายจ่าย






























ตัวอย่างแบบฟอร์มยอดขายสินค้า

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling)

หลังจากโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า ได้รับการพิจารณาแล้ว ทีมงานนักพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาจากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล  (Data Flow Diagram: DFD) ดังนี้

                                                                                                                          


ระบบตรวจเช็คสินค้า

ผู้จำหน่าย

เจ้าของร้าน

ลูกค้า

ฝ่ายขาย
                                                ใบสั่งสินค้าเพิ่ม                                          ใบขออนุญาตซื้อสินค้า














                                    ข้อมูลสินค้า

                                     ข้อมูลผู้จำหน่าย                                                                 ใบอนุมัติสั่งซื่อ

                       ใบกำกับสินค้าของผู้จำหน่าย



                                                                                                                                               ตัวอย่างสินค้า

                                         ใบสั่งซื้อสินค้า

                                                            รายการสินค้าที่มี



                                                                     

                                                                      ข้อมูลลูกค้า    

                                                                ใบสั่งซื้อสินค้า







Context  Diagram















ตรวจเช็คข้อมูลสินค้า

ขออนุมัติรายการสินค้าที่ซื้อเพิ่ม

ทำใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม

ตรวจเช็คแก้ไขข้อมูลสินค้า

บันทึกข้อมูลผู้จำหน่ายและส

ผู้จำหน่าย

เจ้าของร้าน

ผู้จำหน่าย
                                                                                                                    ใบขออนุมัติสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม


                                                                                                                    ใบอนุมัติสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม



                                                              ผู้จำหน่าย





ข้อมูลผู้จำหน่าย          ใบส่งสินค้าผู้จำหน่าย              สินค้า

ข้อมูลสินค้า                                                                 

ใบอนุมัติการซื้อ

                                                                                จำนวนสินค้า         

                        ใบรับสินค้า                                      มีไม่พอ            รายการซื้อสินค้าเพิ่ม












                                                                                                                                                                                      

                                                        สินค้า                                                                                                               ใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม



ผู้จำหน่าย                                                                                                       ใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม

                                                                                                                   





DFD  Level 0 ระบบตรวจเช็คสินค้า

















บันทึกข้อมูลสินค้า

บันทึกข้อมูลการขายสินค้า
 









                      ข้อมูลการขายสินค้า                                                                             ข้อมูลการขายสินค้า

 






ฝ่ายขาย
      D1 แฟ้มข้อมูลสินค้า







D2 แฟ้มข้อมูลลูกค้า



                      ข้อมูลการสั่งสินค้า                                                                           ข้อมูลการสั่งสินค้า







DFD Level 1 บันทึกข้อมูลสินค้า





















ขั้นตอนที่4

การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

การออกแบบระบบ (System   Design)

                ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ (System Design) ที่ผ่านมา เป็นขั้นตอนที่ทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถทำความเข้าใจในระบบที่กำลังพัฒนาได้มากขึ้น เนื่องจากข้อมูลที่เป็นราบละเอียดในการทำงานของระบบ ได้ถูกนำมาใช้ในการวิเคราะห์ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน โดยการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Model) ด้วยแผนภาพ DFD (Data Flow Diagram) และจำลองความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่เกิดขึ้น (Data Model) จากขั้นตอนการทำงานของระบบ E-R Diagram ซึ่งแผนภาพที่ใช้จำลองข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเหล่านี้เรียกว่า แผนภาพเชิงตรรกะ(Logical Model) เนื่องจากเป็นแบบจำลองที่แสดงข้อเท็จจริงของระบบนั้นมีการทำงานอะไรบ้าง ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบและข้อมูลที่ได้จากการทำงานของระบบนั้นมีข้อมูลอะไรบ้าง โดยไม่มีการระบุถึงเทคโนโลยีที่ใช้ หรือไม่ได้อธิบายว่าระบบนั้น ทำงานอย่างไรการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ มีวิธีการอย่างไรและข้อมูลที่ได้จากระบบนั้น ได้มาอย่างไร

                เมื่อมาถึงขั้นตอนการออกแบบ ในที่นี้จะแบ่งการออกแบบเป็น 2 ส่วนได้แก่ การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) และการออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design) โดยในเบื้องต้นผู้ออกแบบระบบจะต้องทำการพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และรายงาน (Report) ให้กับข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ (Input Data flow) ข้อมูลที่ออกจากระบบ (Out Data flow) ข้อมูลที่อยู่ในระบบจากแบบจำลองเชิงตรรกะที่ได้มา ดังนั้น จึงเรียกการออกแบบ แบบฟอร์ม รายงาน และส่วนอื่นที่เกี่ยวข้องกับแบบจำลองเชิงตรรกะนี้ว่า การออกแบบเชิงตรรกะ (Logic Design)” ซึ่งเป็นการออกแบบส่วนที่ 1 ของวงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) นั่นเอง

                เนื้อหาในส่วนของการออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) แบ่งออกเป็น 3 ส่วนได้แก่

                - การออกแบบแบบฟอร์มและรายงาน (Forms/Reports Design)

                - การออกแบบ User Interface

                - การออกแบบฐานข้อมูลในระบบตรรกะ (Logical Database Design)



เจ้าของร้าน
                                                                                                                    ใบขออนุมัติซื้อสินค้าเพิ่ม


                                                                                                                ใบอนุมัติซื้อสินค้าเพิ่ม

ตรวจเช็คข้อมูลสินค้า

ผู้จำหน่าย
 





                                        ผู้จำหน่าย

ขออนุมัติรายการสินค้าที่ซื้อเพิ่ม
ข้อมูลผู้จำหน่าย   ใบส่งสินค้าของผู้จำหน่าย               สินค้า


ข้อมูลสินค้า

ใบอนุมัติการซื้อ

ตรวจเช็คแก้ไขข้อมูลสินค้า

ผู้จำหน่าย
 



              ใบรับสินค้า                                      จำนวนสินค้า      รายการซื้อสินค้าเพิ่ม

                                                                               มีไม่พอ   

บันทึกข้อมูลผู้จำหน่ายและส

ทำใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม
 









                                             สินค้า                                                                                                                 ใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม




ผู้จำหน่าย                                                                                                     ใบสั่งซื้อสินค้าเพิ่ม







DFD  Level 0 ระบบตรวจเช็คสินค้า




















รูปแสดง E-R Diagram ของระบบตรวจเช็คสินค้า